Le référent défibrillateur change de poste : ce qui doit être transmis

Un défibrillateur repose rarement sur un seul document. Il repose aussi sur quelqu'un qui sait, sans avoir besoin de le chercher, où se trouve la clé de l'armoire, quel tiroir garde les rapports d'intervention, et quel numéro appeler en cas d'alarme sonore. Cette connaissance ne figure dans aucun registre, elle vit dans la tête de la personne qui s'en est occupée pendant des années.

Tant que cette personne reste en poste, l'absence de trace écrite ne se remarque pas. Elle répond aux questions avant qu'elles ne soient posées, corrige une date qui approche, prévient le prestataire d'un changement d'horaire. Le jour où elle quitte son poste, chacun de ces réflexes disparaît avec elle, et personne ne sait qu'il fallait les reprendre avant qu'un problème ne les rappelle.

Le premier geste concret n'est pas administratif. C'est retrouver la clé de l'armoire, ou le code s'il s'agit d'une ouverture électronique, et s'assurer qu'elle reste accessible à plusieurs personnes plutôt qu'à une seule. Une clé qui part dans la poche de quelqu'un qui change d'employeur, ou qui reste rangée dans un tiroir dont on a oublié l'existence, rend l'appareil aussi inutile qu'une armoire vide.

Sur un site qui n'a jamais eu qu'un seul référent, cette étape se règle en quelques minutes une fois qu'on y pense. Sur un parc multisite, elle se multiplie par le nombre de sites concernés par ce genre de départ dans l'année, ce qui justifie de la traiter comme une procédure plutôt que comme un cas particulier à chaque fois.

Rien n'oblige à être formé pour utiliser un défibrillateur, l'appareil guide vocalement celui qui l'ouvre. Mais la personne qui partait avait suivi une session, avait vu une fois comment coller les électrodes et ce que l'appareil attend pendant l'analyse, et cette expérience ne se transmet pas avec un mot de passe. Son successeur repart de zéro, comme n'importe quel membre de l'équipe qui n'a jamais assisté à une session.

Attendre le recyclage annuel pour former le remplaçant revient à laisser l'équipe sans personne formée pendant plusieurs mois, parfois plus si la session suivante n'est pas encore programmée. Le plus simple est d'intégrer ce remplacement à l'échéancier de formation dès que le départ est connu, sans attendre la date qui aurait convenu à l'ancien référent.

Le registre de sécurité porte parfois le nom de la personne qui a suivi l'appareil, à côté de la marque, du modèle et de l'historique des interventions. Ce nom devient faux le jour du départ, et personne ne le remarque avant qu'un contrôleur ne pose la question ou qu'un rapport d'intervention n'arrive à une adresse électronique qui n'existe plus.

Le prestataire de maintenance tient sa propre liste de contacts, pour prévenir d'une visite à venir ou d'une anomalie relevée. Elle mérite la même mise à jour que le registre, sans quoi une alerte part vers quelqu'un qui ne travaille plus sur le site et n'arrive à personne d'autre.

Contrairement à la visite d'entretien, qui se programme des mois à l'avance, un départ arrive à la date que choisit l'intéressé, pas celle qui arrangerait le suivi de l'appareil. Une démission avec un préavis court laisse peu de temps pour organiser la passation, et un départ en cours d'année tombe rarement au moment où le registre est déjà ouvert pour autre chose.

C'est cette absence de rendez-vous naturel qui fait perdre l'information. Personne ne pense à vérifier la clé, le contact du prestataire ou la formation du remplaçant en dehors d'une échéance qui les rappelle, alors qu'un simple entretien de départ suffit à les passer en revue avant que la personne ne parte pour de bon.

Une demi-page suffit : l'emplacement de la clé ou le code de l'armoire, la référence du contrat de maintenance et le nom du prestataire, la date de la prochaine visite, et le nom de la personne formée si elle n'est plus le référent lui-même. Ce document se glisse dans le registre de sécurité, à côté de l'attestation de contrôle, et se relit en cinq minutes par le successeur.

Ce qui rend cette passation utile n'est pas sa longueur, c'est le moment où elle est écrite. Rédigée pendant que la personne qui part peut encore répondre à une question, elle vaut infiniment plus que la même liste reconstituée après coup, une fois que la seule personne qui connaissait les réponses a quitté l'établissement.