Le numéro de série, fil rouge entre registre, étiquette et Géo'DAE

La fiche du registre naît à la mise en service ou à la reprise du site. L'étiquette de maintenance est renouvelée à chaque visite. La déclaration Géo'DAE, elle, est faite une fois puis mise à jour quand quelqu'un y pense. Trois rythmes, trois auteurs, et souvent trois façons d'écrire le modèle : « Lifeline », « Defibtech Lifeline AED », « DAE salle 2 ».

Tant que le site n'a qu'un appareil et qu'un référent stable, la confusion reste théorique. Elle apparaît quand un appareil est remplacé, déplacé, prêté pour un événement, ou quand le parc compte plusieurs exemplaires du même modèle dans le même bâtiment.

Il est imprimé sur une plaque signalétique, en général au dos ou sous l'appareil, et parfois répété dans le menu d'information ou dans le journal des autotests. Les consommables, eux, portent leurs propres numéros de lot : ne les confondez pas avec celui de l'appareil. La batterie et les électrodes se changent, le défibrillateur reste.

Relevez-le sur l'appareil lui-même, pas sur la facture ni sur un ancien rapport. Une plaque abîmée, décollée ou masquée par une housse se constate à cette occasion, et c'est déjà une anomalie à noter.

Si l'appareil est fixé dans une armoire, sortez-le avec précaution pour lire la plaque, ou photographiez-la en place quand l'angle le permet. Notez aussi le modèle exact tel qu'il est écrit sur l'appareil, sans le simplifier : c'est ce libellé qu'il faudra retrouver partout ailleurs.

Le cas le plus courant est celui de l'appareil remplacé : la fiche du registre et la déclaration Géo'DAE décrivent encore l'ancien, alors que l'étiquette est celle du nouveau. Vient ensuite la saisie approximative, avec un chiffre inversé ou une lettre oubliée, qui rend la ligne introuvable le jour où l'on cherche à la rapprocher d'un rappel ou d'une intervention.

Dernier cas, plus discret : deux appareils identiques dans deux armoires, dont les fiches ont été interverties après une visite ou un déplacement. Chaque ligne est exacte prise seule, et fausse dans son emplacement.

Ces écarts ne se voient pas à la lecture d'un seul document. Ils n'apparaissent que lorsqu'on pose les trois côte à côte, ce que personne ne fait spontanément tant que rien ne l'exige. D'où l'intérêt d'un rapprochement volontaire, à une date choisie, plutôt que sous la pression d'un contrôle.

Un contrôleur qui lit le registre puis regarde l'appareil attend que les deux concordent. Un écart ne prouve pas un défaut d'entretien, mais il oblige à s'expliquer et laisse un doute sur toutes les autres dates inscrites. Pour un rappel de sécurité d'un fabricant, l'enjeu est plus concret encore : sans numéro de série fiable, impossible de dire si votre appareil est concerné.

Côté Géo'DAE, la base sert à orienter des secours vers un appareil précis. Une déclaration qui décrit un autre appareil que celui du mur est une information fausse, même si l'adresse est juste.

Prenez une feuille par appareil, ou le tableau d'inventaire s'il existe. Relevez sur place le numéro de série, le modèle, l'emplacement exact et la date de l'étiquette. Comparez ensuite avec la fiche du registre et avec la déclaration en ligne, ligne à ligne. Chaque écart se corrige à la source qui est fausse, et se date.

Sur un parc multisite, confiez ce relevé à un référent local avec une photo de la plaque : c'est plus fiable qu'une saisie recopiée. Notre audit de parc inclut ce travail d'inventaire, appareil par appareil, quand le parc est trop dispersé pour le faire en interne.

Fixez une règle simple : tout événement qui touche l'appareil, remplacement, déplacement, prêt, retour de réparation, appelle une relecture du numéro de série dans les trois documents. Cela prend deux minutes sur le moment, et évite l'enquête plus tard.

Lors de la visite annuelle, demandez que le numéro relevé au rapport soit comparé à celui du registre. La maintenance préventive s'achève par un rapport d'intervention et une étiquette : c'est le bon moment pour vérifier qu'ils désignent bien l'appareil que vous croyez.