Suivre un parc de défibrillateurs sur plusieurs sites

Chaque site tient généralement sa propre fiche, parfois un tableau, parfois un souvenir partagé entre deux personnes. Cela fonctionne tant que la personne reste, que le tableau est à jour et que personne ne change l'appareil de pièce sans le signaler. Sur un site isolé, l'erreur se corrige vite parce qu'elle saute aux yeux. Sur un parc de plusieurs sites, elle ne saute aux yeux de personne, parce que personne ne regarde l'ensemble en même temps.

Ce qui manque n'est pas la bonne volonté locale, c'est une vue qui superpose tous les sites : un appareil par ligne, avec son emplacement précis, ses dates de consommables et la date de sa dernière visite. Cette vue existe rarement d'elle-même, parce qu'elle demande de faire remonter une information que chaque site n'a normalement aucune raison de communiquer ailleurs.

La personne qui sait où se trouve l'appareil et qui a la clé de l'armoire n'est pas la même que celle qui doit répondre, au niveau du groupe, du nombre d'appareils conformes et de leur échéancier. Les deux rôles sont nécessaires et ils se recouvrent rarement dans un même poste.

Le référent de site signale ce qu'il constate : armoire forcée, voyant qui clignote autrement que d'habitude, appareil déplacé lors de travaux. Le responsable de parc centralise ces signalements, les rapproche de l'échéancier et décide de ce qui doit être traité en priorité. Sans ce second rôle, chaque signalement reste local et rien ne dit qu'il est traité.

Un parc constitué progressivement, site après site, accumule des dates de péremption réparties sur toute l'année, et des visites de maintenance planifiées à des moments différents. C'est une bonne nouvelle pour la charge de travail, qui s'étale, mais une difficulté pour le suivi : sans échéancier centralisé, rien ne prévient qu'une date approche sur un site pendant que l'attention se porte sur un autre.

Les électrodes tiennent deux à cinq ans, la batterie quatre à sept, selon les modèles. Sur un seul appareil, retenir ces échéances est simple. Sur trente appareils répartis sur dix sites, seul un échéancier écrit, tenu à jour et consulté régulièrement évite qu'une date passe inaperçue jusqu'à ce qu'un autotest la signale, ou pire, jusqu'à ce qu'un usage réel la révèle.

Un vol de vitrine, un déménagement de bureau qui laisse l'appareil dans un carton, une armoire murée pendant des travaux : ce sont des événements locaux, connus du site où ils se produisent, mais qui ne remontent nulle part si aucune procédure ne le prévoit. L'appareil continue d'exister sur le papier pendant qu'il a disparu du mur.

Le cas le plus fréquent reste plus discret : un autotest signale une alarme, quelqu'un la remarque, personne ne la transmet parce que ce n'est pas son rôle ou parce qu'il pense que quelqu'un d'autre s'en charge déjà. L'appareil reste en place, hors service, jusqu'à la visite suivante ou jusqu'à ce qu'il faille s'en servir.

Géo'DAE recense les appareils par emplacement, pas par organisation. Un parc de dix sites correspond à dix déclarations distinctes, chacune liée à une adresse précise. Quand un appareil change de site, sa déclaration doit être mise à jour pour refléter sa nouvelle adresse : la fiche du site d'origine devient fausse, celle du nouveau site n'existe pas encore tant que personne ne l'a créée.

Sur un site unique, cette mise à jour se fait naturellement, parce que le changement est visible par tous. Sur un parc multisite, un appareil transféré d'un site à l'autre pour dépanner en urgence peut rester des mois sur une déclaration qui ne correspond plus à rien, sans que cela empêche l'appareil de fonctionner ni que cela se voie au quotidien.

Un inventaire complet, refait à intervalles réguliers, est le seul moyen de vérifier que la liste théorique correspond à ce qui existe réellement sur le terrain : chaque appareil présent, à sa place, avec ses dates à jour et sa déclaration exacte. C'est aussi l'occasion de retrouver ce qui a été perdu de vue entre deux visites site par site.

Cette remise à plat n'a rien d'exceptionnel : elle répond aux mêmes questions que celles posées plus haut, mais pour l'ensemble du parc en une seule fois, plutôt que site par site et au fil des signalements.