Rendre compte de l'état du parc de défibrillateurs à la direction

L'exploitant reste responsable de la maintenance de ses appareils, au titre de l'article R. 5212-25 du Code de la santé publique. Cette responsabilité ne se délègue pas en confiant la visite à un prestataire : elle se démontre en sachant ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Une phrase dite en réunion s'oublie. Une page datée, versée au dossier de sécurité, reste. Elle sert aussi à celui qui reprendra le sujet après vous, et au contrôleur qui voudra savoir si la direction était informée.

Elle a enfin un avantage pratique : écrite une fois, elle se met à jour en quelques minutes l'année suivante, là où une présentation orale se reconstruit chaque fois depuis zéro.

Commencez par le plus simple. Pour chaque appareil, la date de la dernière visite, la date des électrodes, la date de la batterie, et la concordance entre le registre de sécurité, l'étiquette de l'appareil et la déclaration Géo'DAE.

Ne comptez pas en pourcentage si le parc compte trois appareils. Écrivez les trois lignes. Pour un parc plus large, un tableau par site vaut mieux qu'une moyenne, parce qu'une moyenne cache l'appareil qui pose problème.

Précisez aussi la source de chaque information. Une date relevée sur le sachet lors de la dernière visite n'a pas le même poids qu'une date recopiée d'un ancien tableur.

Pour chaque appareil, notez aussi la personne qui a relevé la date et le jour où elle l'a fait. Quand une ligne est contestée, cette précision évite de tout revérifier sur place.

C'est la partie que la direction lit le plus volontiers, car elle appelle une décision. Les électrodes durent de deux à cinq ans et la batterie de quatre à sept, selon les modèles : sur un parc installé à des dates différentes, il y a presque toujours quelque chose à prévoir dans l'année qui vient.

Listez les échéances par ordre de date, avec la référence du consommable concerné et le site. Indiquez pour chacune si la commande est passée, si elle est à passer, ou si elle attend un arbitrage. Une échéance sans statut est une échéance que personne ne suit.

Une anomalie relevée en visite, une armoire dont la serrure ne ferme plus, une déclaration Géo'DAE qui indique encore l'ancienne adresse : tout cela figure ici, et nulle part ailleurs dans la page. Pour chaque point, trois éléments : ce qui a été constaté, qui s'en charge, pour quand.

Si rien n'est ouvert, dites-le en une ligne. Une page qui annonce qu'aucun point n'est en suspens, accompagnée de la date de la dernière vérification, a plus de valeur qu'un silence.

Et si un appareil est hors service pendant que vous écrivez, il passe en tête de page, avant tout le reste, avec la mesure provisoire décidée.

Gardez enfin les points clos de l'année écoulée, avec leur date de clôture. Ils montrent que les anomalies ne restent pas ouvertes indéfiniment, et ils rappellent à chacun ce qui a déjà été réglé.

Le but de la page n'est pas d'informer pour informer. Terminez chaque point ouvert par la décision attendue : valider une commande, autoriser un déplacement d'armoire, désigner un référent pour un site qui n'en a pas. Si la page ne demande rien, c'est qu'elle n'a pas été lue jusqu'au bout, ou qu'elle n'a pas été bien écrite.

Gardez la forme d'une année sur l'autre. En comparant deux pages, la direction voit ce qui a avancé sans qu'on le lui explique.

Le compte rendu de la dernière visite donne les dates et les anomalies. Le registre de sécurité donne l'historique. L'échéancier tenu pour le parc donne les dates à venir. Si ces trois sources ne disent pas la même chose, le premier travail est de les rapprocher, et c'est déjà un constat à porter à la page.

Un audit de parc, quand le parc a grandi sans suivi, permet de repartir d'une base vérifiée plutôt que d'un inventaire hérité.