Les documents de maintenance du défibrillateur : où les conserver, sous quelle forme

Sur la durée de vie d'un appareil, les documents s'empilent : le rapport de chaque visite, l'étiquette ou l'attestation de contrôle, les bons de livraison et factures des électrodes et des batteries, la notice, la trace de la déclaration Géo'DAE, parfois un échange de courriels avec le fabricant à propos d'un rappel ou d'une alarme.

Ces pièces n'arrivent pas au même endroit. Le rapport part chez le référent, la facture à la comptabilité, l'accusé de déclaration dans la boîte personnelle de celui qui l'a saisie. Au bout de deux ou trois ans, aucune personne seule ne détient le dossier complet.

Le registre de sécurité est le support naturel de cette traçabilité, mais il ne contient pas tout. Il renvoie à des pièces, et ce renvoi n'a de valeur que si la pièce existe encore et se retrouve.

La règle la plus utile tient en une phrase : un dossier par appareil, identifié par son numéro de série, et tout le monde sait où il est. Que ce soit un classeur dans le bureau du référent ou un répertoire partagé, peu importe, pourvu que ce soit un seul emplacement.

Rangez dans l'ordre des dates, du plus récent au plus ancien, avec en tête une feuille qui donne le modèle, le numéro de série, la date de mise en service et les prochaines échéances. C'est cette feuille que l'on tend en premier à un contrôleur.

Pour un parc, ce dossier se double d'un tableau de synthèse. C'est le rôle d'un audit de parc que de le produire quand il n'existe pas, en partant de ce qui est réellement installé plutôt que de ce que les archives prétendent.

Le papier a un avantage : il est dans le local, à côté de l'appareil ou chez le référent, et il se montre sans mot de passe. Il a un défaut : il se perd, se mouille, et suit mal un déménagement ou un changement de poste.

Le numérique se duplique et se partage, mais il se dilue. Un rapport en pièce jointe d'un courriel de 2023 n'est pas archivé, il est enfoui. Enregistrez les pièces dans un répertoire nommé par appareil, avec un nom de fichier qui porte la date et la nature, par exemple la date suivie de rapport de visite.

Beaucoup d'exploitants gardent les deux : l'original papier signé dans le dossier, une copie numérique dans un espace commun. Si vous le faites, dites lequel fait foi en cas de différence, sans quoi la question se posera au pire moment.

Aucun texte que nous puissions citer ici ne fixe une forme unique pour ces archives. Ce qui compte est de pouvoir produire la pièce, complète et lisible, quand on vous la demande.

Le document le plus consulté est le rapport de la dernière visite. Il doit se lire seul, sans explication orale : l'appareil concerné, la date, ce qui a été contrôlé, ce qui a été remplacé, ce qui reste à faire et pour quand.

Dans le cas de la visite assurée par MaintenanceDAE, ce rapport porte la valeur mesurée au choc et accompagne l'étiquette de maintenance collée sur l'appareil. L'étiquette dit que l'appareil a été vu, le rapport dit comment. Les deux doivent se retrouver dans le même dossier.

Si le rapport mentionne une réserve, par exemple une batterie proche de sa date, la suite doit apparaître au dossier aussi : la commande, la livraison, le remplacement. Un dossier qui s'arrête à l'alerte laisse croire que rien n'a été fait.

Les dates de péremption des électrodes et de la batterie sont lues sur l'appareil, mais leur origine se trouve dans le bon de livraison : lot, date, référence. Garder cette pièce permet de prouver quand le consommable est entré en service, et de répondre si un rappel du fabricant concerne un lot.

Rattachez donc chaque livraison au dossier de l'appareil auquel elle est destinée, pas à celui du site ni à la comptabilité seule. Une facture classée par fournisseur ne dit pas sur quel appareil le jeu d'électrodes a été posé.

Pour le remplacement des électrodes et des batteries, notez dans le dossier la date de pose et le numéro de série de l'appareil concerné. Cette ligne coûte dix secondes et évite des heures de recherche des années plus tard.

Un référent qui part, un prestataire qui change, un site qui est repris : le dossier est ce qui se transmet. Il doit pouvoir être remis en un geste, avec la liste de ce qu'il contient.

Avant de transmettre, vérifiez qu'il ne manque rien d'évident : une visite sans rapport, une livraison sans bon, un appareil sans numéro de série noté. Ce que vous ne retrouvez pas aujourd'hui, personne ne le retrouvera après vous.

Sur ce point précis, l'article sur le départ du référent détaille ce qui doit être transmis.